Werkkostenregeling (WKR): belastingvoordeel voor uw personeel

U kunt deze vrije ruimte op 3 manieren gebruiken:

• u geeft geld: bijvoorbeeld een vergoedingen voor een kappersbezoek
• u geeft een cadeau: bijvoorbeeld een kerstpakket of een verjaardagscadeau
• u leent iets uit: bijvoorbeeld een fiets van de zaak

Wat zijn de voorwaarden voor de WKR?

Wilt u de WKR gebruiken? Dan moet u zich houden aan deze voorwaarden:

• Blijf onder het maximale bedrag: zolang u binnen de vrije ruimte blijft, betaalt u geen loonbelasting. De vrije ruimte wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld.
• Wijs de vergoeding op tijd aan als eindheffingsloon: dit is loon waarover geen belasting moet worden betaald. Aanwijzen als eindheffingsloon doet u bijvoorbeeld in een e-mail aan uw werknemer, in een personeelshandboek of in de CAO. Doet u dit niet? Dan ziet de Belastingdienst het als loon en moet er alsnog belasting over worden betaald.
• Geeft u meer uit dan de vrije ruimte? Dan betaalt u over dat extra deel wel belasting (de eindheffing). U hoeft hierover geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw te betalen. U hoeft ook geen bijdrage Zvw in te houden.

Lees meer over de eindheffing en het berekenen van de vrije ruimte in hoofdstuk 10 van het Handboek Loonheffingen.

Extra's die niet meetellen voor de vrije ruimte

Sommige zakelijke kosten mag u altijd onbelast vergoeden, geven, of uitlenen. Deze kosten gaan niet af van uw vrije ruimte. Dit geldt voor:

• zakelijke kosten (gerichte vrijstelling), zoals een vergoeding voor thuiswerkkosten, een ov-abonnement of een VOG-aanvraag
• voorzieningen op de werkplek (nihilwaardering), zoals werkkleding en koffie op de werkplek

Kijk dus eerst of een vergoeding in deze groep valt. Is dat niet het geval? Dan kunt u de 'vrije ruimte' gebruiken voor andere extra’s, zoals een kerstpakket of een andere vergoeding. Zo houdt u er meer vrije ruimte over.

Meer weten over gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen? Kijk in hoofdstuk 22 van het Handboek Loonheffingen.

Hoe regelt u de werkkostenregeling?

Als werkgever geeft u de kosten voor de WKR door bij uw aangifte loonheffingen. Blijft u binnen de vrije ruimte? Dan hoeft u geen extra belasting te betalen en dit ook niet apart aan te geven. Geeft u meer uit dan de vrije ruimte? Dan moet u extra belasting (eindheffing) betalen. Dit doet u op z'n laatst bij de aangifte over het 2e tijdvak van het volgende kalenderjaar.