Starten met het maken van een goede offerte

Hoe maak ik een goede offerte?

Een offerte is méér dan een prijsopgave

De eerste indruk heb je al gemaakt in een persoonlijk gesprek. Met een ijzersterke offerte kop je de bal in het doel en sleep je de klus binnen. Althans, dat is je doel. Een offerte is meer dan een prijsopgave, het is ook een visitekaartje. Het is een document waarin je afspraken met elkaar vastlegt over werkzaamheden, planning en kosten. Zowel de klant als jijzelf zet daar een handtekening onder. Met een goede offerte voorkom je dat later onduidelijkheid ontstaat over wat je van elkaar mag verwachten. Als je tijdens het maken van de offerte niet meer zeker weet wat de afspraken ook alweer waren, bel dan gerust even voor extra informatie. Een mooie gelegenheid om opnieuw een goede indruk te maken!

Waaruit moet een offerte bestaan?

Anders dan bij een factuur zijn er weinig (wettelijke) voorschriften waaraan een offerte moet voldoen. Uiteraard bestaat een offerte wel uit een aantal vaste onderdelen. Verder ben je helemaal vrij. Bovenal geldt: een offerte moet duidelijk maken dat je de vraag van de klant begrijpt. En dat jouw dienst of product het juiste antwoord op die vraag is. Een goede offerte is niet te kort, want dan lijkt het alsof jouw dienstverlening weinig om het lijf heeft. Maar hij is ook niet te lang. Je opdrachtgever moet er niet bij in slaap vallen. Daarnaast is een offerte persoonlijk. Je schrijft toe naar de situatie van de klant en refereert aan het gesprek wat jullie eerder hadden. Een "doodzonde" is om met zoek-en-vervang een standaardofferte aan te passen. Laat zien wie jij bent! Heb je een creatief product of een creatieve dienst? Zorg dan ook voor een creatieve offerte.

Tips voor het maken van een ijzersterke offerte:

Vermeld duidelijk de naam van je opdrachtgever en contactpersoon.

Maak duidelijk dat het om een offerte gaat en voor welke dienst/product het is.

Laat zien dat je de vraag van de klant hebt begrepen. Vat de vraag van de klant samen en refereer aan je eerdere contact. Dit maakt de offerte persoonlijker.

Geef aan waarom jij dé oplossing in huis hebt. Zeg iets over je ervaring, je kennis van de doelgroep en de bijzonderheden van jouw bedrijf. En leg uit waarom dit helemaal aansluit op de wensen van je opdrachtgever.

Schrijf vanuit het perspectief van de klant en geef aan wat de voordelen zijn voor de klant. Niet: “wij bezorgen gratis”, maar “u krijgt (…) kosteloos thuisbezorgd”.

Vermeld welke afspraken en voorwaarden overeengekomen zijn. Dit voorkomt onduidelijkheid achteraf.

Maak een begroting zo inzichtelijk mogelijk en leg goed uit wat je precies doet voor die prijs. Dit zorgt ervoor dat je klant jouw offerte kan vergelijken met andere offertes qua diensten én kwaliteit. Het voorkomt dat je klant alleen op prijs kan vergelijken.

Als je korting geeft: geef dat dan duidelijk aan. Geef ook aan dat het een eenmalige korting betreft. Daarmee voorkom je dat je er bij volgende opdrachten aan vast zit.

Print de offerte op eigen briefpapier, waarop ook alle relevante bedrijfsgegevens staan.

Zorg voor een dagtekening met plaats.

Refereer aan eerder contact en maak duidelijk dat je op verzoek van de klant je offerte indient.

Handig is, om een offerte te sturen die direct ondertekend kan worden door je klant. Dan heb je meteen de opdracht binnen. Bij grote en ingewikkelde maatwerkopdrachten kun je een offerte op hoofdlijnen maken en daarna onderhandelen over een gedetailleerd contract.

Sluit af met een persoonlijke boodschap, die de klant tot actie prikkelt.

Voeg je algemene voorwaarden toe, vermeld je betalingsvoorwaarden en verwijs daarnaar in je offerte.